L’encaisse regroupe les comptes Caisse, Petite caisse, Fonds de caisse et les compte de banque de l’entreprise.  Chacune de ces composantes a des traitements comptables particuliers qui seront étudiés dans cette section.

Banque

La presque totalité des transactions d’une entreprise passe par le compte « Banque ».  Le travail de validation des comptes de banque est donc très important car il permettra de déceler les inexactitudes et/ou les omissions de comptabilisation.  Cette validation se nomme « rapprochement bancaire » et son but est de s’assurer que le solde au livre correspond au solde du relevé bancaire.

La personne en charge d’effectuer le rapprochement bancaire ne doit pas être la même que celle qui effectue les dépôts et qui signe les chèques.  Cette répartition des tâches permet de diminuer les risques d’erreurs et de fraude.

Voici une vidéo sur le rapprochement bancaire :

Petite caisse

La petite caisse sert à payer les charges dont le montant n’est pas assez élevé et qui doivent être payées comptant.  Cette procédure est plus rapide et moins coûteuse que d’émettre des chèques pour chacune de ces dépenses.  Puisqu’il s’agit d’argent liquide, il faut s’assurer d’un certain contrôle pour éviter les erreurs et les fraudes.  Ainsi, une seule personne doit être responsable de la petite caisse et elle doit être gardée sous clé.

La vidéo sur ce sujet sera disponible sous peu.

Caisse

Le compte caisse est utilisé pour comptabiliser tous les encaissements des clients ainsi que les ventes au comptant.  À la fin de la journée, le total de ce compte est concilié avec le rapport des ventes et le dépôt à la banque est effectué.  Lors du dépôt, la banque est débitée et la caisse est créditée.

Il est important d’effectuer des dépôts fréquemment car tant que l’argent est dans les coffres de l’entreprise, il y a des risques de fraude et de vol.

Fonds de caisse

Le fonds de caisse est la somme d’argent que l’entreprise garde dans ses coffres pour constituer les caisse de départ des caissières.  Il y a aussi un montant en petite coupure utilisé pour reconstituer les caisses de départ.  Ce compte est débité au moment de la constitution ou de l’augmentation du fonds de caisse.  Il sera crédité seulement si l’entreprise décide de diminuer son fonds de caisse.  Ce pourrait être le cas notamment dans les périodes plus tranquille dans les entreprises saisonnières.